Miguel Ángel Falcón es Managing Director de REMS & Technical Services, Colliers International Spain. El responsable de REMS y servicios técnicos de Colliers nos explica en esta entrevista la complejidad inherente a la trasformación del espacio de trabajo de una empresa y cómo se aborda este proceso mediante una estrategia enfocada a controlar el espacio físico, el comportamiento humano, la tecnología y la identidad del cliente.

Miguel Ángel Falcón Colliers
Oficinas Etisalat de Colliers International Spain

¿Cuál es la filosofía de trabajo del departamento de REMS & Technical Services de vuestra compañía?

Creamos espacios de trabajo inspiradores y responsables con las compañías y sus empleados, que agilizan los procesos de cada equipo y facilitan los comportamientos deseados. Espacios que promocionan la identidad específica de cada empresa, sus equipos y personas, y que generan un equilibrio perfecto en el número y variedad de entornos de trabajo: regular, concentrado, colaborativo, creativo o comunicativo.

Miguel Ángel Falcón Colliers
Etisalat Colliers International Spain

¿Una nueva oficina es una oportunidad para las empresas?

En Colliers International Spain , realmente, disfrutamos cada vez que un cliente quiere trasladarse y crear una nueva sede para la compañía. Es la oportunidad perfecta para transformar la empresa y alcanzar los objetivos, todo ello partiendo de una adecuada Estrategia de Workplace, y con un equipo profesional que haga realidad el proyecto sin sobresaltos y con buena calidad.

¿Cómo son los equipos que ofrecen este servicio?

Contamos con un equipo experto de arquitectos e ingenieros que proporcionan servicios de workplace strategy, diseño, gestión de licencias y de obras con un amplio track record de buenos proyectos entre los que cabe destacar las sedes en España de LinkedIn, Idealista, Iata, FTI, Chronicle, Equifax o Etisalat en Dubai. Además, trabajamos en estrecha colaboración con nuestros equipos de Tenant Representation para presentar al cliente las mejores alternativas de espacios disponibles en el mercado.

Miguel Ángel Falcón Colliers
Oficinas IATA de Colliers International Spain

¿Cómo se organizan los servicios de vuestra firma?

Nuestra división de servicios está organizada en dos áreas: usuarios e inversores y patrimonialistas. A los primeros, les ofrecemos estrategia de workplace y diseño, project management y gestión de proyectos y obras. A los inversores, por otro lado, les ofrecemos servicios de building consultancy, project monitoring, project & construction management, property management, urbanismo y diseño, Colliers International Spain.

Nuestro equipo de diseño y obras integra todos los consultores que puedan resultar necesarios y nos adaptamos a la estrategia de contratación que nuestro cliente defina abarcando desde workplace strategy, diseño y project management a construction management o precio cerrado llave en mano, una vez definido con detalle el alcance de las obras.

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IATA Colliers International Spain

¿Cómo están afectando en vuestros proyectos los cambios en los esquemas de trabajo?

La forma de trabajar está cambiando y, en consecuencia, también están cambiando los espacios de trabajo. Cada vez, observamos mayores cambios en las estructuras organizativas y un aumento del número de clientes que nos expresan esas necesidades inéditas. Mayor agilidad para sus equipos multidisciplinares que han de completar proyectos que lleguen rápido al mercado, múltiples generaciones trabajando juntas con preferencias personales muy diversas, nuevas tecnologías que permiten mejorar las tareas de colaboración y creación a distancia en el mismo espacio físico… Estos cambios piden repensar la forma en que trabajamos y generar una solución a medida para cada organización que se base en la toma de decisiones correcta y con datos fiables.

¿Cómo responde Colliers a esa nueva demanda?

Colliers proporciona un proceso comprobado y estructurado para desarrollar nuevas soluciones de espacios de trabajo en el que es clave, no solo involucrar a la alta dirección, sino a los empleados. De esta manera, generamos un proceso de co-creación que agiliza la gestión del cambio (change management) y reduce al mínimo el rechazo al cambio de las personas más conservadoras. Los principios de diseño de cada espacio de trabajo que creamos se basan siempre en la toma de decisiones profundas teniendo en cuenta mediciones de ocupación y actividades en los puestos y espacios de trabajo. También se basan en los datos que proporcionan los empleados, los equipos directivos y el consejo de administración mediante entrevistas, cuestionarios on line y talleres de trabajo específicos. De modo que las Estrategias de workplace y diseño planteadas a los clientes están cien por cien alineadas.

Miguel Ángel Falcón Colliers
Oficinas de Idealista de Colliers International Spain

¿Cómo se evalúan los resultados de esta estrategia?

Adicionalmente, hemos desarrollado un programa PropTech potente que nos permite disponer de una herramienta específica de medición automatizada de ocupación en tiempo real de grandes portfolios, de modo que somos capaces de generar datos de gran valor financiero y comercial, que complementan las estrategias detalladas de workplace.

Esta estrategia ¿se limita solo al espacio físico?

Nuestros documentos finales de Estrategia de Workplace y Diseño incluyen propuestas y soluciones que cubren varios niveles. Requerimientos del espacio de trabajo físico (Bricks). Requerimientos tecnológicos (Bytes). Comportamiento deseado y reglas de uso de los espacios (Behaviour). Reflejo de la identidad de la compañía y los equipos incluyendo un Look&Feel específico (Branding). El nivel relativo a Bricks, no solo cubre el Workplace mix y cuadro de superficies netas necesarias que generamos específicamente para cada cliente y proyecto, sino las necesidades de climatización, ventilación, iluminación, electricidad, sobrecargas de uso, grado de flexibilidad de las plantas y del edifico a ocupar, look & feel…

Miguel Ángel Falcón Colliers
Idealista de Colliers International Spain

¿Qué se hace con esa información?

Con todos estos datos, generamos un listado detallado de necesidades que han de cumplir los edificios y espacios de oficinas a seleccionar por nuestros equipos de Tenant Representation. De modo que, a la hora de negociar un contrato de arrendamiento, no sólo se tienen en cuenta criterios comerciales como renta, gastos, carencia, duración del contrato, garantías, sino que puntuamos con detalle la viabilidad de resolver las necesidades y requerimientos acordados con el cliente.

Este sistema es muy positivo porque nos permite, en Colliers International Spain , retroalimentar el mercado de oficinas con las necesidades de los clientes. Cuando los inversores y propietarios nos piden servicios para renovar sus edificios y volver a ponerlos en el mercado, somos capaces de determinar con precisión que es lo que más valoran los usuarios y, por tanto, dónde concentrar sus esfuerzos de CAPEX.

Una vez seleccionado el edificio que albergará la sede de nuestro cliente, desarrollamos con detalle un proyecto de ejecución que permita optimizar las prestaciones del edificio y adecuarlo a sus necesidades de acuerdo a la Estrategia de Workplace y Diseño acordada en la fase inicial. Este proyecto permite definir y medir con detalle cada partida de obra de modo que nuestras estimaciones de costes y plazos son muy exactas y nos permiten cumplir con eficacia las expectativas de nuestros clientes.

¿Cómo ves las oficinas de aquí a unos pocos años?

Por un lado, considero que la tecnología va a estar más presente ayudando a adaptar el espacio físico a nuestras necesidades: control de nivel y color de iluminación, temperatura, humedad, ventilación, aroma. También ayudará a medir el uso y la ocupación real que hacemos de estos espacios en tiempo real, a facilitar la comunicación a distancia, las tareas de colaboración y las presentaciones y, en general, a trabajar en cualquier sitio y a cualquier hora.

Por otro lado, considero que las oficinas, cada vez, van a ser más singulares y diferenciadas en función de la marca y la compañía, su localización, el tipo de actividad que realicen los equipos en las mismas. Habrá más preocupación por lanzar una imagen a medida a clientes, colaboradores y empleados.

ENTREVISTA: MARCEL BENEDITO. 
FOTOGRAFÍAS: COLLIERS INTERNATIONAL SPAIN